Договоры, акты и допсоглашения подписываются удалённо — без принтера, сканера и визита водителя в офис. FleetSoft собирает документ из данных, которые уже есть в CRM, отправляет его в мобильное приложение, а после подписания сам возвращает в архив парка.
В таксопарке или курьерской службе каждый новый водитель — это комплект документов: договор о сотрудничестве, договор аренды автомобиля, акт приёма-передачи, иногда доверенность. Бумажный путь всегда одинаковый: менеджер вручную заполняет шаблон, печатает, договаривается о встрече, сканирует подписанный экземпляр и убирает его в папку.
Каждый шаг — повод для ошибки и задержки. Водитель, который мог бы выехать сегодня, ждёт до завтра, потому что не успел заехать в офис. Модуль электронного документооборота FleetSoft убирает из процесса всё физическое: документ создаётся, уходит на подпись и возвращается в систему без единого распечатанного листа.
В систему можно добавить любой шаблон — не нужно подстраивать свою практику под закрытый список готовых форм.
Система показывает актуальный статус каждого документа: подготовлен, отправлен на подпись, подписан или ожидает подписания. Менеджер видит весь процесс в реальном времени и сразу понимает, на ком остановилась бумажная работа, — вместо того чтобы обзванивать водителей с вопросом, дошёл ли до них договор.
Та же механика работает и с документами из других модулей — например, с табелем рабочего времени или с кассовыми документами KW (кассовый расходный ордер) при выплате наличными. Система следит за статусом подписания и напоминает о документах, которые всё ещё ждут.
Подписанные документы хранятся на защищённых серверах и попадают в резервные копии. Вы не зависите ни от одной папки в офисе, ни от диска компьютера, на котором случайно оказались сканы. У менеджеров и сотрудников офиса есть постоянный доступ к документам через CRM, у водителей и курьеров — через мобильное приложение, в любое время. Водителю, которому понадобилась копия своего договора, не нужно дёргать офис: он найдёт её сам в телефоне.
Электронный документооборот работает вместе с остальной системой: документы собираются из данных, полученных ещё на этапе набора водителей, а подписанные договоры и акты становятся основой для расчётов в бухгалтерском и кадровом модулях.
Нет. Водитель подписывает документы в том же мобильном приложении, где видит баланс, расчёты и историю работы. Документ появляется у него как очередная задача, а после подписания автоматически возвращается в CRM.
Любые, для которых вы добавите шаблон: Umowa najmu, Umowa zlecenia, B2B-договоры, акты приёма-передачи, допсоглашения, доверенности и другие документы вашей компании. Закрытого списка форм модуль не навязывает.
Из CRM. Данные водителя, автомобиля и условий сотрудничества уже есть в системе, поэтому документ заполняется сам. Пропадает ручной набор и ошибки при переносе данных между файлами.
У менеджеров и уполномоченных сотрудников — через CRM, в любое время. У водителей и курьеров — через мобильное приложение, где они находят собственные документы без обращения в офис.
Он остаётся в статусе ожидания и виден в списке документов. Менеджер в любой момент видит, какие документы подготовлены, отправлены на подпись, подписаны, а какие всё ещё ждут водителя.
30 минут онлайн, без обязательств. Покажем, как это работает у парков вашего размера.
Записаться на демо