Umowy, protokoły i aneksy podpisujesz zdalnie — bez drukarki, skanera i wizyty kierowcy w biurze. FleetSoft przygotowuje dokument z danych, które już masz w CRM, wysyła go do aplikacji mobilnej i po podpisaniu automatycznie odkłada w archiwum floty.
W typowej flocie taxi albo w firmie kurierskiej każdy nowy kierowca oznacza komplet dokumentów: umowę o współpracy, umowę najmu samochodu, protokół zdawczo-odbiorczy, czasem pełnomocnictwo. Papierowa ścieżka wygląda zawsze tak samo — menedżer wypełnia wzór ręcznie, drukuje, umawia się z kierowcą, skanuje podpisany egzemplarz i odkłada go do segregatora.
Każdy z tych kroków to okazja do pomyłki i do opóźnienia. Kierowca, który mógłby zacząć jeździć dziś, czeka do jutra, bo nie zdążył podjechać do biura. Moduł elektronicznego obiegu dokumentów FleetSoft zdejmuje z tego procesu wszystko, co fizyczne: dokument powstaje, trafia do podpisu i wraca do systemu bez ani jednej wydrukowanej kartki.
Do systemu dodasz dowolny wzór dokumentu — nie musisz dopasowywać własnej praktyki do zamkniętej listy gotowych formularzy.
System pokazuje aktualny status każdego dokumentu: przygotowany, wysłany do podpisu, podpisany albo oczekujący na podpis. Menedżer widzi cały proces w czasie rzeczywistym i od razu wie, na kim zatrzymała się papierologia — zamiast dzwonić po kierowcach z pytaniem, czy w ogóle dostali umowę.
Ta sama mechanika obejmuje dokumenty generowane przez pozostałe moduły, na przykład zestawienie czasu pracy albo dokumenty kasowe KW przy wypłacie gotówką. System pilnuje statusu podpisania i przypomina o dokumentach, które wciąż czekają.
Podpisane dokumenty trafiają na zabezpieczone serwery i są objęte kopiami zapasowymi. Nie zależysz od jednego segregatora w biurze ani od dysku komputera, na którym akurat leżały skany. Menedżerowie i pracownicy biura mają stały dostęp do dokumentów przez CRM, a kierowcy i kurierzy — przez aplikację mobilną, o dowolnej porze. Kierowca, który potrzebuje kopii swojej umowy, znajduje ją sam w telefonie i nie musi angażować obsługi floty.
Elektroniczny obieg dokumentów pracuje razem z resztą systemu: dokumenty powstają z danych zebranych na etapie rekrutacji, a podpisane umowy i protokoły są punktem wyjścia dla rozliczeń w module księgowym i kadrowym.
Nie. Kierowca podpisuje dokumenty w tej samej aplikacji mobilnej, w której widzi saldo, rozliczenia i historię pracy. Dokument pojawia się u niego jako kolejna pozycja do obsłużenia, a po podpisaniu automatycznie wraca do CRM.
Dowolne, dla których dodasz szablon: Umowa najmu, Umowa zlecenia, umowy B2B, protokoły zdawczo-odbiorcze, aneksy, pełnomocnictwa oraz inne dokumenty używane w Twojej firmie. Moduł nie narzuca zamkniętej listy wzorów.
Z CRM. Dane kierowcy, pojazdu i warunków współpracy są już w systemie, więc dokument wypełnia się automatycznie. Znika ręczne przepisywanie i błędy powstające przy kopiowaniu danych między plikami.
Menedżerowie i uprawnieni pracownicy — przez CRM, o każdej porze. Kierowcy i kurierzy — przez aplikację mobilną, w której znajdą własne dokumenty bez kontaktu z biurem.
Pozostaje w statusie oczekującym i jest widoczny na liście dokumentów. Menedżer w każdej chwili widzi, które dokumenty są przygotowane, wysłane do podpisu, podpisane, a które wciąż czekają na kierowcę.
30 minut online, bez zobowiązań. Pokażemy, jak to działa we flotach Twojej wielkości.
Umów demo