Договори, акти та додаткові угоди підписуєте дистанційно — без принтера, сканера і візиту водія в офіс. FleetSoft формує документ із даних, які вже є у вашому CRM, надсилає його в мобільний застосунок і після підписання автоматично складає в архів автопарку.
У типовому таксопарку чи кур’єрській компанії кожен новий водій — це комплект документів: договір про співпрацю, договір оренди авто, акт приймання-передачі, іноді довіреність. Паперовий шлях завжди однаковий: менеджер заповнює бланк вручну, друкує, домовляється з водієм, сканує підписаний примірник і кладе його в папку.
Кожен із цих кроків — привід для помилки й затримки. Водій, який міг би виїхати сьогодні, чекає до завтра, бо не встиг заїхати в офіс. Модуль електронного обігу документів FleetSoft прибирає з процесу все фізичне: документ створюється, іде на підпис і повертається в систему без жодного роздрукованого аркуша.
У систему можна додати будь-який бланк — не доведеться підлаштовувати власну практику під закритий перелік готових форм.
Система показує актуальний статус кожного документа: підготовлено, надіслано на підпис, підписано або очікує підпису. Менеджер бачить увесь процес у реальному часі й одразу знає, на кому зупинилася паперова робота — замість обдзвонювати водіїв із питанням, чи вони взагалі отримали договір.
Та сама механіка охоплює документи з інших модулів — наприклад, табель робочого часу або касові документи KW (касовий видатковий ордер) при виплаті готівкою. Система стежить за статусом підписання і нагадує про документи, які досі чекають.
Підписані документи зберігаються на захищених серверах і мають резервні копії. Ви не залежите ні від однієї папки в офісі, ні від диска комп’ютера, на якому випадково лежали скани. Менеджери та працівники офісу мають постійний доступ до документів через CRM, а водії й кур’єри — через мобільний застосунок, у будь-який час. Водій, якому потрібна копія свого договору, знаходить її сам у телефоні й не відриває від роботи офіс автопарку.
Електронний обіг документів працює разом з рештою системи: документи створюються з даних, зібраних на етапі набору, а підписані договори й акти стають підставою для розрахунків у бухгалтерському та кадровому модулях.
Ні. Водій підписує документи в тому самому мобільному застосунку, де бачить баланс, розрахунки та історію роботи. Документ з’являється в нього як чергова задача, а після підписання автоматично повертається в CRM.
Будь-які, для яких ви додасте шаблон: Umowa najmu (договір оренди), Umowa zlecenia (договір доручення), B2B-контракти, акти приймання-передачі, додаткові угоди, довіреності та інші документи вашої компанії. Модуль не нав’язує закритого переліку бланків.
З CRM. Дані водія, автомобіля та умов співпраці вже є в системі, тож документ заповнюється автоматично. Зникає ручне переписування і помилки, які виникають при копіюванні даних між файлами.
Менеджери та працівники з відповідними правами — через CRM, у будь-який час. Водії та кур’єри — через мобільний застосунок, де знайдуть власні документи без звернення в офіс.
Він залишається у статусі «очікує» і видно його в списку документів. Менеджер будь-коли бачить, які документи підготовлені, надіслані на підпис, підписані, а які досі чекають на водія.
30 хвилин онлайн, без зобов’язань. Покажемо, як це працює в автопарках вашого розміру.
Замовити демо