Модуль · Налоги и документы
Фактуры от водителей и курьеров под контролем искусственного интеллекта
Фактуры от водителей сегодня приходят со всех сторон: почтой, в мессенджере, фотографией, снятой против света. Модуль собирает их в одном месте, а искусственный интеллект проверяет в KSeF — национальной системе электронных фактур — существует ли документ вообще и выставлен ли он на вашу компанию.
crm.fleetsoft.pl
Фактуры водителя: суммы брутто и нетто, возврат водителю, наличие в KSeF и статус проверки. Персональные данные скрыты.
Почему оборот фактур в автопарке рассыпается
Чем больше водителей и курьеров, тем меньше этот процесс похож на документооборот и тем больше — на сбор бумажек. Фактуры приходят разными каналами и в разные моменты месяца. Иногда один и тот же документ приходит дважды, иногда он выставлен не на то юрлицо, иногда сумма не сходится с тем, о чём договаривались.
Бухгалтерия ловит это вручную, документ за документом. Каждая ошибка, которая прошла дальше, возвращается потом корректировкой — обычно в самый неудачный момент, при закрытии периода. И чем больше автопарк, тем менее реально проверить всё глазами одного человека.
Модуль переносит этот оборот в одно место. Водитель и курьер отправляют фактуру напрямую в автопарк, документы принимаются централизованно, обрабатываются и передаются в бухгалтерию. Но прежде чем любой из них пойдёт дальше, он проходит автоматическую проверку.
Возмещение расходов и сканирование чеков
Правила возмещения задаёт автопарк — система только последовательно их выполняет. На основании принятых фактур она считает, сколько причитается водителю или курьеру, и делает это одинаково для всех. Исчезает ручной подсчёт, исчезает и спор о том, почему одному вернули иначе, чем другому.
Но не у каждого расхода есть фактура. Водитель заправился или купил деталь, сфотографировал чек телефоном — и на этом его роль заканчивается. Встроенная нейросеть распознаёт с чека сумму брутто, и позиция попадает в учёт расходов. Без переписывания цифр, без сбора бумажек до конца месяца.
Для автопарка результат практический: расходы, которые раньше терялись в бардачке, задокументированы и посчитаны. Полный учёт — это лучший материал для дальнейших расчётов и для работы над налоговой базой, которую ведёт ваша бухгалтерия.
Частые вопросы
Проверяет ли система фактуры прямо в KSeF?–
Да. ИИ проверяет наличие документа в KSeF, затем определяет, выставлена ли фактура на вашу компанию, и сверяет суммы и корректность остальных данных.
Что происходит, если водитель отправит одну и ту же фактуру дважды?+
Дубликат будет обнаружен и помечен. В учёт попадают только корректные документы, поэтому один и тот же расход не будет учтён дважды.
Как система считает возмещение расходов водителю?+
На основании принятых и проверенных фактур, по правилам, установленным в вашей компании. Правила задаёт автопарк, а система применяет их автоматически к каждому расчёту.
Нужно ли водителю переписывать суммы с чека?+
Нет. Достаточно сфотографировать чек за топливо или запчасти в мобильном приложении. Нейросеть распознаёт сумму брутто и передаёт её в учёт расходов.
Заменяет ли модуль бухгалтерию автопарка?+
Нет. Модуль упорядочивает приём и проверку документов и готовит данные к проведению. Содержательная оценка и налоговые расчёты остаются за вашей бухгалтерией.
