Фактури від водіїв сьогодні надходять звідусіль: поштою, месенджером, у вигляді фото, знятого проти світла. Модуль збирає їх в одному місці, а штучний інтелект перевіряє в KSeF, чи документ узагалі існує і чи виставлений він на вашу компанію.
Що більше водіїв і кур’єрів, то менше цей процес нагадує документообіг і то більше — збирання папірців. Фактури надходять різними каналами і в різні моменти місяця. Іноді той самий документ приходить двічі, іноді він виставлений не на ту компанію, іноді сума не збігається з домовленою.
Бухгалтерія відловлює це вручну, документ за документом. Кожна помилка, яка пройшла далі, повертається пізніше коригуванням — зазвичай у найгірший момент, тобто під час закриття періоду. А що більший автопарк, то менш реально перевірити все очима однієї людини.
Модуль переносить цей обіг в одне місце. Водій і кур’єр надсилають фактуру напряму в автопарк, документи приймаються централізовано, обробляються й передаються в бухгалтерію. Але перш ніж будь-який із них піде далі, він проходить автоматичну перевірку.
Перевірка виконується для кожного документа однаково, незалежно від того, хто його надіслав і о котрій годині.
Правила відшкодування витрат встановлює автопарк — система лише послідовно їх виконує. На підставі прийнятих фактур вона рахує, скільки належить водієві або кур’єрові, і робить це однаково для кожного. Зникає ручний підрахунок і зникає дискусія про те, чому одному відшкодували інакше, ніж іншому.
Проте не кожна витрата має фактуру. Водій заправляється чи купує запчастину, фотографує чек телефоном — і на цьому його роль закінчується. Інтегрована нейронна мережа розпізнає з чека суму брутто, а позиція потрапляє в облік витрат. Без переписування цифр, без збирання паперових папірців до кінця місяця.
Для автопарку ефект практичний: витрати, які раніше губилися в бардачку, задокументовані й пораховані. Повний облік — це кращий матеріал для подальших розрахунків і для роботи над базою оподаткування, яку веде ваша бухгалтерія.
Модуль — це інструмент для обігу та перевірки документів. Система допомагає зібрати, перевірити й задокументувати фактури та витрати, а також підготувати дані до розрахунків, але не замінює бухгалтера чи податкового консультанта. Рішення про врахування окремих позицій у розрахунках з Urząd Skarbowy (податкова інспекція Польщі) залишаються за людьми, відповідальними за бухгалтерію вашої компанії.
Так. AI перевіряє наявність документа в KSeF, а потім встановлює, чи виставлено фактуру на вашу компанію, і порівнює суми та коректність решти даних.
Дублікат буде виявлено й позначено. В облік потрапляють лише коректні документи, тож та сама витрата не врахується двічі.
На підставі прийнятих і перевірених фактур, за правилами, встановленими у вашій компанії. Правила визначає автопарк, а система застосовує їх автоматично до кожного розрахунку.
Ні. Достатньо сфотографувати чек за пальне чи запчастини в мобільному застосунку. Нейронна мережа розпізнає суму брутто й передає її в облік витрат.
Ні. Модуль упорядковує приймання та перевірку документів і готує дані до проведення. Змістовна оцінка та податкові розрахунки залишаються за вашою бухгалтерією.
30 хвилин онлайн, без зобов’язань. Покажемо, як це працює в автопарках вашого розміру.
Замовити демо