Faktury od kierowców przychodzą dziś z każdej strony: mailem, komunikatorem, w formie zdjęcia zrobionego pod światło. Moduł zbiera je w jednym miejscu, a sztuczna inteligencja sprawdza w KSeF, czy dokument w ogóle istnieje i czy wystawiono go na Twoją firmę.
Im więcej kierowców i kurierów, tym mniej ten proces przypomina obieg dokumentów, a coraz bardziej zbieranie papierków. Faktury spływają różnymi kanałami i w różnych momentach miesiąca. Czasem ten sam dokument przychodzi dwa razy, czasem jest wystawiony na niewłaściwy podmiot, czasem kwota nie zgadza się z tym, co było ustalone.
Księgowość wyłapuje to ręcznie, dokument po dokumencie. Każdy błąd, który przejdzie dalej, wraca później jako korekta — zwykle w najgorszym możliwym momencie, czyli przy zamykaniu okresu. A im większa flota, tym mniej realne staje się sprawdzenie wszystkiego oczami jednej osoby.
Moduł przenosi ten obieg w jedno miejsce. Kierowca i kurier wysyłają fakturę bezpośrednio do floty, dokumenty są przyjmowane centralnie, przetwarzane i przekazywane do księgowości. Zanim jednak którykolwiek z nich pójdzie dalej, przechodzi automatyczną weryfikację.
Weryfikacja jest wykonywana dla każdego dokumentu tak samo, niezależnie od tego, kto go przysłał i o której godzinie.
Reguły zwrotu kosztów ustala flota — system tylko konsekwentnie je wykonuje. Na podstawie przyjętych faktur wylicza, ile należy się kierowcy lub kurierowi, i robi to tak samo dla każdego. Znika ręczne liczenie i znika dyskusja o tym, dlaczego jednemu zwrócono inaczej niż drugiemu.
Nie każdy koszt ma jednak fakturę. Kierowca tankuje albo kupuje część, robi zdjęcie paragonu telefonem i na tym jego rola się kończy. Zintegrowana sieć neuronowa rozpoznaje z paragonu kwotę brutto, a pozycja trafia do ewidencji kosztów. Bez przepisywania liczb, bez zbierania zwitków papieru do końca miesiąca.
Dla floty efekt jest praktyczny: koszty, które wcześniej ginęły w schowku samochodu, są udokumentowane i policzone. Kompletna ewidencja to lepszy materiał do dalszych rozliczeń i do pracy nad podstawą opodatkowania, którą prowadzi Twoja księgowość.
Moduł jest narzędziem do obiegu i weryfikacji dokumentów. System pomaga zebrać, sprawdzić i udokumentować faktury oraz koszty, a także przygotować dane do rozliczeń — nie zastępuje jednak księgowego ani doradcy podatkowego. Decyzje o ujęciu poszczególnych pozycji w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym pozostają po stronie osób odpowiedzialnych za księgowość Twojej firmy.
Tak. AI weryfikuje obecność dokumentu w KSeF, a następnie ustala, czy faktura została wystawiona na Twoją firmę, i porównuje kwoty oraz poprawność pozostałych danych.
Duplikat zostaje wykryty i oznaczony. Do ewidencji trafiają wyłącznie dokumenty poprawne, więc ten sam koszt nie zostaje uwzględniony podwójnie.
Na podstawie przyjętych i zweryfikowanych faktur, według reguł ustalonych w Twojej firmie. Reguły definiuje flota, a system stosuje je automatycznie do każdego rozliczenia.
Nie. Wystarczy, że zrobi zdjęcie paragonu za paliwo lub części w aplikacji mobilnej. Sieć neuronowa rozpoznaje kwotę brutto i przekazuje ją do ewidencji kosztów.
Nie. Moduł porządkuje przyjmowanie i weryfikację dokumentów oraz przygotowuje dane do księgowania. Ocena merytoryczna i rozliczenia podatkowe pozostają po stronie Twojej księgowości.
30 minut online, bez zobowiązań. Pokażemy, jak to działa we flotach Twojej wielkości.
Umów demo