Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Fleetsoft Sp. z o.o., ul. Braniborska 7/2, 53-680 Wrocław · KRS 0001167162 (sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego) · NIP 8971952434 · kapitał zakładowy: 5 000 zł (dalej: „FleetSoft”, „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na [email protected] albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — wszystkie zapytania obsługujemy pod tym adresem.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane, które podajesz sam, oraz dane techniczne niezbędne do działania strony:

• dane z formularza zgłoszenia na demo: imię, numer telefonu lub WhatsApp, nazwę firmy, miasto oraz informację o udzielonych zgodach;
• dane z korespondencji, jeśli piszesz do nas e-mailem lub przez komunikator: adres e-mail lub numer oraz treść wiadomości;
• dane techniczne: adres IP oraz datę i godzinę wysłania formularza, a także dane zapisywane automatycznie w logach serwera (adres IP, typ przeglądarki, adres odwiedzonej podstrony, czas żądania).

Strona nie wymaga zakładania konta. Prosimy, aby w formularzu nie podawać danych kierowców ani danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu).

3. Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zgłoszenie, prezentacja systemu i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a jeśli działasz w imieniu firmy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: kontakt z przedstawicielem potencjalnego klienta).
• Kontakt telefoniczny, SMS lub przez WhatsApp w sprawie zgłoszenia — odbywa się po wyrażeniu zgody w formularzu, której dla takiego kontaktu wymaga art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.
• Informacje o nowościach i ofertach FleetSoft w przyszłości — wyłącznie jeśli zaznaczysz osobną, dobrowolną zgodę: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Bezpieczeństwo strony, ochrona przed spamem i nadużyciami, logi serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki prawne, np. podatkowe i rachunkowe, jeśli zawrzemy umowę — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Statystyka i analiza korzystania ze strony — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.

4. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i numeru telefonu oraz zgody na kontakt nie będziemy mogli odpowiedzieć na zgłoszenie. Zgoda marketingowa jest całkowicie dobrowolna — jej brak nie wpływa na obsługę zgłoszenia.

5. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnych celów marketingowych. Dane mogą otrzymać wyłącznie:

• dostawca hostingu, na którym działa strona i obsługa formularza;
• dostawca poczty e-mail, na którą trafiają zgłoszenia;
• dostawcy usług IT i narzędzi, w których obsługujemy zgłoszenia (np. system CRM);
• dostawcy narzędzi analitycznych — Google (Google Tag Manager / Google Analytics) i Plerdy — wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę w banerze cookies;
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy lub organy ścigania), jeśli wystąpią z uzasadnionym żądaniem.

Dostawcy usług przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeśli któryś z dostawców przetwarza dane poza EOG, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń z rozdziału V RODO — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Na żądanie przekażemy informację o zastosowanych zabezpieczeniach.

7. Jak długo przechowujemy dane

• dane ze zgłoszenia — do czasu jego obsługi, a następnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę;
• jeśli zawrzemy umowę — przez czas jej trwania, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresów wymaganych przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania;
• logi serwera — do 30 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa;
• dane potrzebne do obrony roszczeń — do upływu terminu przedawnienia.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), a wobec marketingu — w każdej chwili i bez podawania przyczyny;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

Aby skorzystać z tych praw, napisz na [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

10. Pliki cookie i podobne technologie

Domyślnie strona fleetsoft.pl nie zapisuje plików cookie ani innych danych na Twoim urządzeniu i nie uruchamia żadnych narzędzi analitycznych. Czcionki i pozostałe zasoby ładujemy z naszego serwera.

Wyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną w banerze cookies (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), uruchamiamy narzędzia analityczne:

• Google Tag Manager / Google Analytics (Google Ireland Ltd.) — statystyka odwiedzin strony; zapisuje pliki cookie (m.in. _ga);
• Plerdy — mapy kliknięć i nagrania sesji, które pomagają ulepszać stronę; narzędzie może zapisywać własne pliki cookie.

Twoją decyzję — zgodę albo odmowę — zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage, klucz fs-consent) na 12 miesięcy; ten zapis jest niezbędny wyłącznie do zapamiętania wyboru. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: link „Ustawienia cookies" w stopce strony otwiera baner ponownie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Odmowa nie ogranicza działania strony.

11. Dane kierowców w systemie FleetSoft

Ta polityka dotyczy strony fleetsoft.pl. Dane kierowców, kurierów i pracowników, które flota wprowadza do systemu FleetSoft, przetwarzamy jako podmiot przetwarzający — w imieniu floty, która jest ich administratorem, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Pytania o te dane kieruj w pierwszej kolejności do swojej floty.

Zrzuty ekranu systemu publikowane na stronie pochodzą z rzeczywistego środowiska. Dane osobowe widoczne w oryginale zostały zamazane.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy lub sposób działania strony. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data wejścia w życie znajduje się na początku dokumentu. Polityka jest dostępna w językach polskim, angielskim, rosyjskim i ukraińskim; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.